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    學院辦公室
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    學院辦公室部門及各崗位工作職責


     

    一、學院辦公室工作職責

    學院辦公室是學院黨委、學院行政直接領導下的行政綜合管理部門,主要圍繞學院中心工作,履行管理、咨詢、服務三大職能,負責處理日常行政工作,發揮承上啟下、綜合協調、檢查督促、聯系內外的助手作用?,F設有:綜合科、秘書科(機要)、校友會辦公室、檔案科。

    1.負責督促檢查學院行政的工作部署、決策、決定和領導的指示,以及上級主管部門的各項指示、決議、決定的執行情況。

    2.負責根據學院領導的意圖和要求,深入實際調查研究,總結經驗,分析研究并提出帶政策性、傾向性的意見,為學院領導決策提供依據。

    3.負責依據學院公文處理流程及相關規范,撰寫或審核以學院、學院行政領導及學院辦公室名義對內、對外發布的各類公文(材料)、往來函件及相關出版物,處理學院各類行政來文。

    4.負責根據學院領導的指示或授權協調、處理學院對內綜合行政事務,安排學院領導日?;顒雍娃k理出差的有關事宜。

    5.負責組織、安排、協調全院性各類行政方面的活動、會議、公務接待、學院領導接待日程和受理群眾來信來訪,以及協調處理各類突發、緊急事件。

    6.受學院領導的委托或授權處理學院對外綜合行政事務,聯系、協調學院與各級政府部門及社會各界的關系。

    7.負責組織協調全院性行政規章制度建設及規范有關工作。

    8.負責學院行政印章、學院領導印章的管理、使用,校內行政單位印章的刻制、監督使用工作。

    9.負責全院信息化建設的協調工作,收集、處理有關信息,組織編寫學院大事記,編發學院《簡報》、《年鑒》等重要信息、資料。

    10.負責校務公開和年度信息公開工作,以及全院性綜合指標的統計、分析、上報、發布等工作。

    11.負責黨政領導聯席辦公會、全院非專業性行政工作會議的會前、會中和會后的各項有關工作。

    12.負責學院公務小車的日常管理工作。

    13.負責全院性公文文印工作。

    14.負責組織全院檔案的歸檔、立卷、保管、利用工作,以及機要文件的收發及保密管理工作。

    15.負責管理學院標識等與學院形象有關的無形資產。

    16.負責收發服務中心的管理,指導學生勤工儉學組開展有關工作。

    17.負責校友辦公室工作。

    18.完成學院領導交辦的其他工作。

     

    二、各崗位工作職責

    (一)綜合科

    1.負責來訪人員的接待以及對外溝通聯絡工作;

    2.負責管理使用學院公章、領導印章,開具和管理證明介紹信;負責經學院黨委、行政審批的印章的制發;

    3.負責學院信函、公文的郵寄、交換;

    4.負責院領導差旅前后的服務工作;

    5.負責學院重要會議、重大活動、綜合性事務的組織協調工作;

    6.負責管理學院會議室、公務車輛;負責安排學院領導用車和學院公務活動的用車;

    7.負責管理收發服務中心,協同學生工作部指導勤工儉學學生組開展有關工作;

    8.負責學院法人證書、機構代碼證復印件的日常使用工作;

    9.負責基層報表的統計上報及法人代表證的換證工作;

    10.負責院辦日常行政工作;

    11.完成上級機關和領導交辦的任務。

    科長工作職責

    1.負責來訪人員的接待以及對外溝通聯絡工作;

    2.負責組織本科室人員按規定嚴格管理和使用學院公章、領導印章,開具和管理證明介紹信;負責經學校黨委、行政審批的印章的制發;

    3.負責學院信函、公文的郵寄、交換;

    4. 負責院領導差旅前后的服務工作;

    5. 負責學院重要會議、重大活動、綜合性事務的組織協調;

    6. 負責管理學院會議室、公務車輛;負責安排學院領導用車和學院公務活動的用車;

    7.負責學院法人證書、機構代碼證復印件的日常使用工作;

    8.負責基層報表的統計上報及法人代表證的換證工作;

    9. 完成上級機關和領導交辦的任務。

    副科長工作職責

    1.協助科長做好來訪人員的接待以及對外溝通聯絡工作;

    2.協助科長組織本科室人員按規定嚴格管理和使用學院公章、領導印章,開具和管理證明介紹信;做好經學校黨委、行政審批的印章的制發;

    3.協助科長做好學院信函、公文的郵寄、交換工作;

    4. 協助科長做好院領導差旅前后的服務工作;

    5. 協助科長做好學院重要會議、重大活動、綜合性事務的組織協調;

    6. 協助科長管理學院會議室、公務車輛;安排學院領導用車和學院公務活動的用車;

    7.負責管理收發服務中心,協同學生工作部指導勤工儉學學生組開展有關工作;

    8.負責院辦日常行政工作;

    9.完成上級機關和領導交辦的任務。

     

    (二)秘書科(機要)

    1.負責起草或審核以學校名義發布的各類行政公文,相關綜合性材料的起草、匯總、上報,以及起草學院領導的重要講話稿;

    2.組織安排黨政領導聯席辦公會及其它有關會議;收集和準備會議所需的材料,做好會議記錄,起草會議紀要,組織協調有關部門做好會議文件資料擬定、印發工作;

    3.負責學院內外文件的流轉(接收、傳遞等),并催辦有關事項;

    4.負責記載和整理學院大事記,組織撰寫學院年鑒、院史;

    5.負責協助領導進行調研與咨詢,督辦學院領導交待的各項工作;

    6.負責收集、整理學院重要信息、意見和建議,并及時、準確地向學院領導報告,供領導決策參考;

    7.負責學院領導接待日的記錄及有關事項的處理工作;

    8.負責上級部門和其他單位機要文(函)的收轉、管理、傳閱、催辦、存檔等工作;

    9.負責機要文件的接收、送閱和催辦,按保密規定對學院內機要文件的整理、立卷歸檔和統一銷毀等工作;

    10.嚴格執行黨和國家的保密政策和規定,健全保密制度,做好保密宣傳和保密工作;

    11.完成上級機關和領導交辦的任務。

    科長工作職責

    1.負責起草或審核以學校名義發布的各類行政公文,相關綜合性材料的起草、匯總、上報,以及起草學院領導的重要講話稿;

    2.組織安排黨政領導聯席辦公會及其它有關會議;收集和準備會議所需的材料,做好會議記錄,起草會議紀要,組織協調有關部門做好會議文件資料擬定、印發工作;

    3.負責學院內外文件的流轉(接收、傳遞等),并催辦有關事項;

    4.負責記載和整理學院大事記,組織撰寫學院年鑒、院史;

    5.負責協助領導進行調研與咨詢,督辦學院領導交待的各項工作;

    6.負責收集、整理學院重要信息、意見和建議,并及時、準確地向學院領導報告,供領導決策參考;

    7.負責學院領導接待日的記錄及有關事項的處理工作;

    8.負責上級部門和其他單位機要文(函)的收轉、管理、傳閱、催辦、存檔等工作;

    9.負責機要文件的接收、送閱和催辦,按保密規定對學院內機要文件的整理、立卷歸檔和統一銷毀等工作;

    10.嚴格執行黨和國家的保密政策和規定,健全保密制度,做好保密宣傳和保密工作;

    11.完成上級機關和領導交辦的任務。

     

    (三)校友會辦公室工作職責

    1.制訂學院校友工作的規劃并組織實施;

    2.加強與校友的感情聯絡和信息溝通工作,積極開展走訪交流活動并做好校友返校講座、參觀、聚會、洽談合作的聯系和接待工作;

    3.負責收集校友的資料和信息,建立、完善校友信息庫數據庫;

    4.積極籌備在空白地區建立地方校友會,加強與地方校友會的聯系,切實發揮各地校友會的作用;

    5.做好對校內校友的宣傳工作(包括教師、學生及離退休職工),傳承校友文化;

    6.負責協調校友捐贈資金、物品的接收和管理,爭取校友對母校辦學的支持和資助,開展校友與母校之間的合作;

    7.收集校友對學院建設和發展的意見和建議;

    8.負責學院《校友會工作簡報》的編輯、出版和發行以及其他校友活動的宣傳工作;

    9.負責學院網站校友主頁的維護、編輯和更新工作;

    10.完成院領導交辦的其他工作。

    (四)檔案科

    1.貫徹執行國家有關檔案工作的法律法規和方針政策,綜合規劃學院檔案工作;

    2.負責學院檔案規章制度的制定及各類檔案的管理;

    3.指導和監督院屬各單位完成各類檔案的收集歸檔工作并按時向檔案科移交檔案數據和實體;

    4. 負責收集、整理、分類、鑒定、編目、立卷、統計、利用、清銷學院的各類檔案及有關資料;

    5. 負責學院法人證書、機構代碼證、榮譽證書和協議(合同)書,以及反映學院歷史的文件資料、聲像材料和實物的管理和日常使用等工作;

    6. 組織實施檔案信息化建設和電子文件歸檔工作;

    7. 編制檢索工具,開發檔案信息資源;

    8.負責院屬各單位檔案工作人員的業務指導;

    9. 切實做好檔案防盜、防火、防潮、防蟲、防高溫等工作,維護檔案的完整與安全;

    10. 嚴格貫徹執行保密制度,做好檔案的保密工作;

    11.編寫學院簡報;

    12.完成上級機關和領導交辦的任務。

    副科長工作職責

    1.貫徹執行國家有關檔案工作的法律法規和方針政策,綜合規劃學院檔案工作;

    2.負責學院檔案規章制度的制定及各類檔案的管理;

    3.指導和監督院屬各單位完成各類檔案的收集歸檔工作并按時向檔案科移交檔案數據和實體;

    4. 負責收集、整理、分類、鑒定、編目、立卷、統計、利用、清銷學院的各類檔案及有關資料;

    5. 負責學院法人證書、機構代碼證、榮譽證書和協議(合同)書,以及反映學院歷史的文件資料、聲像材料和實物的管理和日常使用等工作;

    6. 組織實施檔案信息化建設和電子文件歸檔工作;

    7. 編制檢索工具,開發檔案信息資源;

    8.負責院屬各單位檔案工作人員的業務指導;

    9. 切實做好檔案防盜、防火、防潮、防蟲、防高溫等工作,維護檔案的完整與安全;

    10. 嚴格貫徹執行保密制度,做好檔案的保密工作;

    11.編寫學院簡報;

    12.完成上級機關和領導交辦的任務。

    廣西大學行健文理學院學院辦公室  廣西南寧秀靈路75號  電話:0771-3223315(傳真)
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